メールの誤配信による漏えい事故についてのお詫びと今後の対応策について

メールの誤配信による漏えい事故についてのお詫びと今後の対応策について

2015年6月5日
株式会社 丸江

 この度、標記事故によりご迷惑をおかけしてしまったお客様をはじめ、sotosotodays -ソトソトデイズ-(以下、当店)に期待をよせご支援をいただいている皆様に、多大なご迷惑やご心配をおかけしたことを深くお詫び申し上げますとともに、事故の内容と当店の対応を下記の通りお伝えいたします。

事故の概要

 6月4日19時13分、当店より「いよいよ6月6日(土)から雪峰祭」というメールを、当店にて会員登録された内、205名のお客様に一斉送信した際に、送信先に当該メールを受信されたお客様のメールアドレスが表示されるという事態が発生した。

補足事項
メールアドレス以外の個人情報(お名前、住所、電話番号など)については漏えいしておりません。

1)経緯と対応

6月4日 メールの誤配信、発覚から約40分後に、該当のお客様へお詫びのメールを一斉送信した。
6月5日 運営会社 株式会社 丸江(以下、丸江)にて情報共有して対応を協議し、誤配信を起こさないための運用ルールの見直しとシステム導入の検討を開始。ご迷惑をおかけしてしまったお客様に電話連絡でのお詫びと、当該メールの削除依頼をする事とした。
6月5日~ メールを一斉送信してしまった205名のお客様へ電話連絡をした。6月11日時点で133名のお客様と連絡がつき、お詫びとメール削除をお願いした。
6月18日 連絡のつかなかった72名のお客様へ上記内容を記載した書面を郵送した。

2)問題が生じた要因と反省すべき点

  • メルマガの配信を、適切なシステムを利用して配信しなかった。
  • メール送信時に宛先を確認したが、送信時にエラーが返って来た為送信ができず、再送信をする際に宛先の確認がもれてしまった。
  • 個人情報保護に関する管理、運用が徹底されていなかった。

3)今後の再発防止策

  • プライバシーポリシーのほかに、メールアドレスの管理やメール送信の手順なども含めた運用マニュアルを作成し、定期的に研修と運用状況のチェックを行い、規定やマニュアルに則った情報管理を徹底します。
  • メルマガ配信専用システムを導入し、プライバシーポリシーに則った運用を徹底いたします。

更新情報

対応・対策について更新や続報があった際は、こちらのページでご報告させていただきます。

6月5日 本ページを公開。
6月11日 経緯と対応、今後の再発防止策を更新。
6月23日 経緯と対応を更新。